Kundentermine vereinbaren – Darum ist es besonders wichtig

Kundentermine sind in vielen Branchen eine Selbstverständlichkeit – für Dienstleister, Praxen und Kanzleien beispielsweise, in denen ohne Terminvereinbarung der Überblick verlorenginge. Doch auch für Service- und Wartungsarbeiten beim Kunden, für Meetings und Produktpräsentationen ist eine Terminabsprache sinnvoll.

Als Existenzgründer den Kundenstamm erweitern

Darüber hinaus wird Existenzgründern, die über einen anfänglich geringen Kundenstamm verfügen, empfohlen, Kundentermine wahrzunehmen. Im persönlichen Gespräch lassen sich Eindrücke gewinnen, wie das eigene Angebot bei Kunden ankommt und wo eine Änderung hilfreich wäre. Zudem stärken Sie die Kundenbindung, wenn Sie regelmäßig Kundentermine absprechen. Da fehlt dann oft Zeit, Telefonate zu führen, z.B. für Kundenakquise.

Was tun, wenn es an Personal für Kundentermine fehlt?

Was in der Theorie einleuchtet, ist in der Praxis allerdings oft schwer umzusetzen. Das Vergeben von Terminen erweist sich dann als zäher Prozess, insbesondere, wenn kein Außendienst vorhanden ist oder es generell an Personal fehlt. Schließlich müssen die Termine nicht nur vereinbart, sie müssen auch sinnvoll koordiniert werden.

Als Alternative empfiehlt sich dann ein professioneller Outbound-Service für die Terminvereinbarung, wie wir vom Telefonservice Hannover ihn anbieten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihren Kunden freundlich und kompetent ein Terminvorschlag unterbreitet wird. Und Sie sind für Rückfragen, Änderungen oder weitere Anliegen jederzeit erreichbar.

Warum Kundentermine vereinbaren?

In welcher Branche Sie auch tätig sind, es gibt kaum ein Unternehmen, für das es nicht ratsam wäre, gelegentlich oder regelmäßig Kundentermine zu vereinbaren. Diese werden beispielsweise fällig, wenn Sie

• mit Ihrem Kunden ein anstehendes Projekt in Ruhe besprechen wollen.
• ein Seminar oder eine Tagung planen, zu dem/der Sie Kunden einladen möchten.
• regelmäßig Service- oder Wartungsaufgaben beim Kunden durchführen.
• neue Kunden gewinnen wollen, indem Sie ihnen Produkte oder Produkterweiterungen präsentieren.
• vorbereitend für handwerkliche Aufträge Maß nehmen müssen.
• die Beziehung zu Bestandskunden pflegen und intensivieren wollen.

Die Begegnung mit Kunden lässt sich zudem sehr gut nutzen, um mehr über die eigene Zielgruppe zu erfahren. Über die rein statistischen Daten hinaus erhalten Sie einen Einblick in die Lebens- oder Geschäftswelt Ihrer Kunden. Sie holen ein ehrliches Feedback ein, besprechen zukünftige Aufträge oder knüpfen Kontakte zu weiteren Interessenten und Geschäftspartnern.

Was das Vereinbaren von Kundenterminen bringt?

Welche Ziele Sie während den Terminen verfolgen, hängt im Wesentlichen von Ihrer Branche oder Ihrem Geschäftsbereich ab. Nicht jeder Kundentermin wird mit einer persönlichen Begegnung oder einer Marketingmaßnahme einhergehen. Doch empfiehlt es sich, die Terminvereinbarung einmal auf Ziele, die über eine reine Auftragserfüllung hinausgehen, zu überprüfen.

Durch persönliche Kontakte die Kundenbindung stärken

Holt beispielsweise ein Stammkunde den Wagen aus der Reparatur, freut es ihn, wenn sich der Chef persönlich Zeit für ein Gespräch nimmt. Potenzielle Auftraggeber, die ein unverbindliches Angebot Ihrer Agentur einholen, entscheiden sich eher für Ihr Angebot, wenn ein intensiver Erstkontakt stattfand. Und auch Sie selbst können von Kundengesprächen eigentlich nur profitieren. Denn es macht einfach mehr Spaß, zu wissen, für wen man arbeitet oder wie und warum aus Neukunden Stammkunden werden.

Denkbar ist auch, dass Sie Interessenten, mit denen bisher Kontakt über Ihren Social Media Account bestand, eine Einladung zum Meeting unterbreiten. Wichtig ist nur, dass Sie die Ziele vorab genau definieren und nicht zu viel von einem einzigen Kundenkontakt erwarten. Ruft ein Kunde an, um einen Termin in Ihrem Salon oder Ihrer Praxis abzusprechen? Benötigt er rasch einen Handwerker oder einen Anwalt? Dann erfüllen Sie ihm zunächst nur diesen Terminvorschlag und versuchen Sie nicht, ihn in ein weiterführendes Verkaufsgespräch zu verwickeln.

Wollen Sie selbst Kundentermine vereinbaren, mit denen sich bestimmte Zielsetzungen erreichen lassen, sorgen Sie dafür, dass Interessenten adäquat angesprochen werden. Gern stellen wir geschulte Mitarbeiter für Sie ab, an die Sie die Vereinbarung aller Termine delegieren können. Dazu benötigen Sie weder eine extra Telefonzentrale noch eigene Räumlichkeiten. Eine einfache Rufnummernumleitung reicht bereits aus, damit wir in Ihrem Auftrag Kundentermine vereinbaren können.

Wieso ist das Vereinbaren von Kundenterminen erfolgversprechend?

Das Vereinbaren von Kundenterminen ist immer dann erfolgversprechend, wenn

• der Zweck vorab klar definiert wurde.
• Sie oder eine andere Person sich angemessen auf den Termin vorbereitet haben.
• der Termin rechtzeitig vereinbart und die Dauer festgelegt wurde.
• der Kunde von sich aus diesem Termin zugestimmt hat, sich also nicht „überredet“ fühlt, mit Ihnen ein Kundengespräch zu führen.

Es versteht sich von selbst, dass geschäftliche Termine wie die Auslieferung von Möbeln dem Kunden vorab mitgeteilt wurden, damit er anwesend ist. Termine in Ihrem Unternehmen vereinbaren Sie, um Wartezeiten zu vermeiden und um sich auf die Anliegen des Kunden vorbereiten zu können. Derlei Terminabsprachen müssen dem Kunden gegenüber nicht begründet werden.

Überzeugen statt überreden

Als bedeutend schwieriger erweist es sich, wenn Sie Kundentermine vereinbaren wollen, ohne dass aus Kundensicht ein konkreter Anlass vorliegt. Für diese Art der Terminvereinbarung per Telefonat ist viel Einfühlungsvermögen und Überzeugungsarbeit erforderlich. Sie sollten dies daher ausschließlich von professionell geschulten Mitarbeitern durchführen lassen.

Diese wissen,

• wie man das Interesse des Kunden weckt, einen Termin zu vereinbaren.
• in welchen Situationen es besser ist, ein weiteres Telefonat zu vereinbaren.
• in welchen Branchen welche Gepflogenheiten im Umgang mit

Außendienstmitarbeitern, Produktpräsentationen, Vertretern oder Projektbesprechungen vorherrschen.

Steht der Termin dann fest, bedarf es der Vorbereitung auf das Kundengespräch. Was genau möchten Sie mit ihm besprechen? Wie eröffnen Sie das Gespräch? Wie lautet Ihre Zielsetzung?

Die Schwierigkeit besteht in solchen Gesprächen zumeist darin, nicht mit der Tür ins Haus zu fallen, andererseits aber auch nicht um den heißen Brei herumzureden. Behalten Sie Ihr Ziel vor Augen, lassen Sie sich aber auf einen echten Dialog ein. Keinesfalls sollte der Kunde den Eindruck gewinnen, dass es Ihnen lediglich auf ein getarntes Verkaufsgespräch ankommt.

Das Vereinbaren von Kundenterminen richtig umsetzen

Ob Sie nun Termine für den Außendienst, die Logistik, den Praxisbesuch oder das Kundengespräch vereinbaren wollen: Für die telefonische Terminvereinbarung benötigen Sie

• fachlich geschultes Personal,
• ruhige Räumlichkeiten, in denen sich Kundentelefonate ohne Hektik führen lassen,
• eine Software, mit deren Hilfe Sie die vereinbarten Termine erfassen und koordinieren können.

Sind weite Fahrtstrecken zu den Kunden zu überwinden, so empfiehlt es sich, die Routenplanung bei der Terminvergabe zu berücksichtigen.

Erfolgreichen Kundenservice delegieren und überflüssige Investitionen sparen

Insgesamt sind also zunächst einmal Investitionen erforderlich, die für kleine und mittlere Unternehmen hohe zusätzliche Belastungen darstellen können. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die eigentlich keinen ständig erreichbaren Außendienst benötigen. Hier wäre die Investition in Mitarbeiter und Technologien überflüssig.

Um dennoch erfolgreich Kundentermine vereinbaren zu können, lagern Sie die Tätigkeit einfach an uns als Outbound-Service aus. Dadurch gewinnen Sie Zeit, sparen Investitionskosten und können sich auf geschulte Telefonisten verlassen, die genau wissen, was sie tun.

Denn bevor wir in Ihrem Auftrag Kundentermine vereinbaren, setzen sich ein oder mehrere Mitarbeiter intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander. Sie erwerben rasch die erforderlichen Detailkenntnisse, damit Ihre Kunden das Gefühl haben, direkt von Ihrem Unternehmen kontaktiert zu werden.

Anschließend stellen sie sich Ihren Kunden am Telefon als Beauftragte Ihres Unternehmens vor. Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass effiziente Terminvereinbarungen möglich sind. Ein weiterer Vorteil für Sie: Sie bezahlen nur die tatsächlich anfallenden Gesprächskosten und Gebühren.

Gern besprechen wir mit Ihnen persönlich alle weiteren Maßnahmen, durch die sich ohne erhebliche finanzielle oder personelle Belastungen Kundentermine vereinbaren lassen.