Terminierung Aussendienst – Was Sie wissen sollten

Die Bedeutung, die dem Thema Terminierung Aussendienst zukommt, ergibt sich schon daraus, dass der Außendienst zu den kostenintensivsten Unternehmensbereichen gehört. Bleibt der Außendienst hinter den gewünschten Kapazitäten zurück, trägt er nicht zur Kundenzufriedenheit und Kundengewinnung bei, schwächt dies die Wettbewerbsfähigkeit. Auf Dauer kann eine mangelhafte Auslastung des Außendienstes dazu führen, dass das betroffene Unternehmen Insolvenz anmelden muss.

Doch jeder, der sich mit der Terminierung Aussendienst befasst, kennt das große Problem mit den Terminen und der Auslastung. Potenzielle Kunden verhalten sich unverbindlich, sagen zu und wieder ab, sodass ein beständiges Nachfassen erforderlich ist. Bestandskunden sind wenig begeistert, wenn die Terminierung sich nicht allein nach ihren Wünschen und Vorstellungen richten kann.

Hinzu kommt, dass in zahlreichen Unternehmen einfach kein ausreichendes Personal vorhanden ist, um die erforderlichen Telefonate zu führen. Denn mit einem Termin allein ist es ja vielfach nicht getan. Die Reise muss organisiert, vorbereitet und abgerechnet werden. Oder es werden Ersatzteile benötigt, die just in diesem Moment nicht auf Lager sind. Läuft es im Unternehmen gut, fühlen die Mitarbeiter sich rasch überfordert. Können die Mitarbeiter mit ihren Aufgaben Schritt halten, ist die Auftragslage eher mäßig.

Und der Servicemitarbeiter oder Verkäufer, der für den eigentlichen Außendienst zuständig ist? Der befindet sich entweder aufgrund schlecht koordinierter Termine auf Dauereinsätzen und muss den Frust von Kunden ertragen. Oder aber er muss Stunden vom Arbeitszeitkonto daheim „absitzen“ und darauf warten, dass die Terminierung Aussendienst endlich wieder funktioniert.

Was versteht man unter der Terminierung für den Aussendienst?

Ob Service- und Wartungsarbeiten zu erledigen sind oder ob Sie Kunden neue Produkte präsentieren wollen: die Terminierung Aussendienst gehört zu den Schaltstellen erfolgreicher Unternehmen. Durch sie werden Kundenbindungen verstärkt und neue Kunden gewonnen. Läuft an dieser Stelle etwas schief, bekommt das gesamte Unternehmen dies zu spüren.

Vergessen wird dabei oft, dass die telefonische Terminierung sich nicht auf das Telemarketing und den Kalendereintrag beschränkt. So müssen parallel beständig neue Interessenten gefunden und adressiert werden. Eine erste Kontaktaufnahme ist erforderlich, bei der vorsichtig ermittelt wird, ob und welchen Bedarf der Neukunde am Angebot des Unternehmens hat. Dabei müssen Alleinstellungsmerkmale herausgearbeitet und überzeugende Argumente gefunden werden, warum der Interessent sich gerade für Ihr Unternehmen entscheiden sollte.

Schließlich kommt alles darauf an, einen verbindlichen Termin zu vereinbaren, der

• eine kostengünstige Routen- oder Einsatzplanung ermöglicht.
• dem Vertrieb oder den beteiligten Außendienstmitarbeitern frühestmöglich mitgeteilt wird.
• mit anderen beteiligten Abteilungen abgestimmt ist.

Schon an der Kaltakquise scheitern viele Mitarbeiter, die über keine ausreichende Schulung verfügen. Ist die Auftragslage aktuell gut, so wird die Neukundengewinnung zudem aufgeschoben – mit den zu erwartenden negativen Konsequenzen. Bricht ein wichtiger Auftraggeber weg, dauert es dann erfahrungsgemäß viel zu lange, bis Nachfolgekunden gefunden sind.

Gerade Jungunternehmern kann es daher nicht eindeutig genug gesagt sein: Erlauben Sie sich in der Terminierung Aussendienst keinerlei Nachlässigkeit! Anderenfalls riskieren Sie, Kunden zu verärgern und die besten unter Ihren Verkaufs- und Servicetalenten zu verlieren. Und das, obwohl gerade die Terminierung zu jenen Aufgabengebieten gehört, die sich für ein Outsourcing geradezu anbieten.

Wofür ist die Terminierung gut?

Ohne Terminierung kein Außendienst – so lautet die einfache wie nüchterne Formel, die jedem Unternehmer klar sein dürfte. Und zwar unabhängig von Branche oder konkretem Aufgabenprofil. Der Handwerker, der seine Mitarbeiter täglich zum Kunden schickt, weiß dies ebenso wie der Lieferant von Schiffszubehörteilen, der höhere Verkaufszahlen anstrebt.

Die Terminierung dient daher

• der Auftragserfüllung beim Kunden,
• dem Führen von Verkaufsgesprächen,
• der Koordination von Terminen und Einsätzen,
• der Vorabbesprechung mit Kunden,
• der Bedarfsermittlung von Interessenten,
• dem Nachfassen und Informieren,
• der verbindlichen Absprache von Terminen mit Bestands- und Neukunden.

Information, Beratung und Präsentation sind insbesondere dann von hohem Nutzen, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen anbieten, die

• noch nicht erfolgreich auf dem Markt eingeführt sind.
• als innovative Lösungen erklärungsbedürftig sind.
• zahlreiche Mitbewerber ebenfalls offerieren.

Die Terminierung Aussendienst zielt dann in erster Linie darauf, Kunden und Interessenten auf Ihr Angebot neugierig zu machen. Sie umfasst daher die Komponenten Akquise, Verkaufsgespräch, Kunden-Profiling, Bedarfsermittlung und Vertragsvorbereitung.

Ab wann ist die Terminierung hilfreich?

Eine effizient arbeitende Terminierung ist immer dann hilfreich, wenn sie sich nicht auf die rein kalendarische Erfassung von Terminen beschränkt. Als erfahrener Telefon- und Büroservice sind wir mit allen genannten Teilaufgaben vertraut. Wir unterstützen Sie in der Betreuung und Beratung von Bestandskunden und in der Akquise von Neukunden. Wir entlasten Ihre Mitarbeiter aus Vertrieb und Marketing, führen Beratungs- und Verkaufsgespräche. Schließlich bereiten wir Terminabsprachen vor und koordinieren die Terminierung Aussendienst für Ihr Unternehmen.

All dies ist möglich und hilfreich, weil unsere geschulten Mitarbeiter über außergewöhnlich kommunikative Fähigkeiten verfügen. Darüber hinaus befassen sie sich vor ihrem Einsatz intensiv mit Ihrem Unternehmen. Sie finden Verkaufsargumente, haben das gewisse Lächeln in der Stimme, das für erfolgreiche Telefonate unabdingbar ist. Und sie wissen, wie man die Neugier potenzieller Kunden schürt oder wann der richtige Zeitpunkt zum Nachfassen gekommen ist.

Adressqualifizierung und Angebotserstellung, Telemarketing und sorgfältige Dokumentation gehören ebenso dazu wie die beständige Rücksprache mit Ihnen und allen, die für den Außendienst verantwortlich sind. Für Sie bedeutet das letztlich:

• Sie erhalten passgenaue Unterstützung für Vertrieb und Außendienst, ohne weitere Investitionen in Personal oder Räumlichkeiten tätigen zu müssen.
• Sie können die gewählten Leistungen jederzeit an die tatsächliche Auftragskapazität anpassen.
• Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, sodass diese sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
• Vermeiden Sie das Chaos, das entsteht, wenn Erstkontakte, Beratungsgespräche und Terminierungen von verschiedenen Personen oder Abteilungen durchgeführt werden.
• Alle Kundentermine sind bestmöglich vorbereitet.
• Überzeugen Sie Bestandskunden und Neukunden von der außergewöhnlichen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.
• Sie sparen Kosten für den Außendienst, da sich die Auslastung erhöht und die Routen oder Einsatzpläne besser koordiniert sind.

Gern übernehmen wir auch in Ihrem Auftrag die professionelle Terminierung Aussendienst sowie optional auch weitere Büro- und Telefonservices. Kontaktieren Sie uns – wir übermitteln Ihnen rasch ein individuelles Angebot!